Warum fast jede Prüfmittelverwaltung mit Excel beginnt
Eine Tabelle ist schnell angelegt: Prüfmittelnummer, Bezeichnung, Standort, letzte Kalibrierung, nächste Fälligkeit. Für ein paar Dutzend Messmittel und eine verantwortliche Person funktioniert das gut, und es kostet nichts extra.
Mit jedem weiteren Prüfmittel, Standort und Kollegen wächst aber der Aufwand. Irgendwann hängt die Prüfmittelüberwachung davon ab, ob die richtige Person zur richtigen Zeit in die richtige Datei schaut.
Wo die Excel-Liste an Grenzen stößt
- Keine Erinnerung: Fälligkeiten fallen nur auf, wenn jemand filtert.
- Mehrere Versionen derselben Datei auf Laufwerk, Desktop und im E-Mail-Anhang.
- Keine Historie: Wer hat wann was geändert, und warum?
- Kalibrierscheine und Bilder liegen in getrennten Ordnern.
- Rechte lassen sich kaum regeln, jeder kann alles überschreiben.
- Auswertungen für das Audit kosten Stunden statt Minuten.
Spätestens wenn ein überfälliges Prüfmittel im Audit auffällt oder eine Messung wiederholt werden muss, kostet die Liste mehr, als sie spart.
Was eine Prüfmittelverwaltung können sollte
Ob eigenständige Software, Modul eines LIMS oder Teil einer Kalibriersoftware: Diese Punkte sollten abgedeckt sein.
- Prüfmittelakte mit Stammdaten, Standort, Status und Dokumenten
- Kalibrierintervalle je Typ und Fälligkeitslisten
- Automatische Erinnerungen per E-Mail an die Verantwortlichen
- Kalibrieraufträge für interne und externe Kalibrierung
- Lückenlose Historie mit Benutzer, Datum und Begründung
- Kennzeichnung per Etikett, am besten mit QR-Code zum Scannen
- Auswertungen und Export, zum Beispiel nach Excel
- Benutzer, Rollen und Rechte
So gelingt der Wechsel von Excel
- Bestand bereinigen: doppelte Einträge entfernen, ausgemusterte Prüfmittel kennzeichnen.
- Pflichtfelder festlegen: Nummer, Typ, Seriennummer, Standort, Kostenstelle, Intervall.
- Typen bilden: Prüfmittel gleicher Bauart teilen sich Intervall, Dienstleister und Dokumente.
- Daten übernehmen und stichprobenartig prüfen.
- Etiketten drucken und anbringen, Verantwortliche festlegen.
- Mahnwesen einrichten und die Excel-Liste stilllegen.
Wichtig ist der letzte Schritt: Solange die alte Liste parallel gepflegt wird, gibt es zwei Wahrheiten.
Von Excel zu LABIONIX
LABIONIX übernimmt Ihre Prüfmittellisten aus Excel oder anderen Systemen nach Absprache. Danach haben Sie Prüfmittelakten mit Dokumenten und Historie, Fälligkeiten im Dashboard, Mahnwesen per E-Mail und QR-Scan für Eingang, Ausgang und Versand, auch mit der Handy-Kamera.
Der Weg zu Excel bleibt trotzdem offen: Jede Liste und jede gespeicherte Abfrage lässt sich als Excel-Datei exportieren. Läuft bei Ihnen MET/TEAM®, lesen Sie mehr zum Umstieg von MET/TEAM® auf LABIONIX.
